Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Baykolog GmbH, Ruhrallee 185, 45136 Essen
Geschäftsführer: Klaus Kothmann
info@baykolog.de · +49 201 8945 364
2. Website ohne Tracking
Wir setzen keine Analyse- oder Marketingdienste, keine Social-Media-Plugins und keine einwilligungspflichtigen Cookies ein. Schriften und Bilder liefern wir selbst aus. Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Server-Logdateien, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Unser interner Verwaltungsbereich setzt nach der Anmeldung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Besucher der Website sind davon nicht betroffen.
3. Kontaktformular und E-Mail
Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, ggf. Telefon, Firma, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Auftrag oder einer Stelle, sonst lit. f). Formularanfragen speichern wir in unserer Datenbank und leiten sie an unser Postfach weiter. Aus der Datenbank löschen wir sie sechs Monate nach Eingang automatisch. Entsteht aus Ihrer Anfrage ein Auftrag oder ein Kandidatenkontakt, gelten für die E-Mail Ziff. 4 bzw. 5.
4. Kandidaten und Bewerber
Für Kandidaten gilt zusätzlich der Datenschutzhinweis für Kandidaten weiter unten.
5. Geschäftspartner
Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Kunden und Interessenten (Name, Firma, Funktion, Telefon, E-Mail) und unsere Korrespondenz verarbeiten wir zur Anbahnung und Durchführung von Aufträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Geschäftsbriefe bewahren wir sechs Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO).
6. Empfänger und Dienstleister
- Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin — E-Mail, Kalender, Notizen (Microsoft 365), KI-Dienst Azure OpenAI und Spracherkennung Azure AI Speech (Diktat); Verarbeitung in der EU-Datenzone, keine Nutzung zum Training.
- Kre8ive Evolution, Oberhausen — Betrieb unserer Website und Verwaltung, mit den Unterauftragnehmern Vercel Inc. (USA; Server in Frankfurt am Main) und Supabase (Datenbank in Frankfurt am Main).
- JOIN Solutions AG, Zürich (Schweiz) — Stellenausschreibung und Bewerbungen über join.com.
Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Soweit Daten in die USA oder andere Drittländer gelangen können, stützen wir das auf das EU-US Data Privacy Framework (Vercel ist dort zertifiziert) bzw. EU-Standardvertragsklauseln; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss. An Unternehmen, für die wir Positionen besetzen, geben wir Kandidatendaten nur mit Ihrer Zustimmung weiter.
7. Links zu sozialen Netzwerken
Unsere Seite enthält einfache Links zu unseren Profilen bei LinkedIn, Xing, Instagram und Facebook. Erst wenn Sie einen Link anklicken, verlassen Sie unsere Seite; vorher werden keine Daten an diese Netzwerke übertragen.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie an info@baykolog.de.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Als Kandidat genügt eine kurze Nachricht: Wir löschen Sie dann aus unserem Bestand.
Beschwerderecht: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, oder jede andere Aufsichtsbehörde.
9. Keine automatisierten Entscheidungen
Wir treffen keine Entscheidungen ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO).
Datenschutzhinweis für Kandidaten
Wofür wir Ihre Daten nutzen
Wir sind eine Personalberatung. Damit wir Ihnen passende Positionen anbieten können — auch Jahre nach unserem ersten Gespräch —, führen wir einen Kandidatenbestand. Darin stehen Ihre Kontaktdaten, Ihr Werdegang und unsere Notizen aus Gesprächen mit Ihnen (z. B. Wechselwunsch, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Wunschregion).
Woher die Daten stammen
Überwiegend von Ihnen selbst (Gespräche, E-Mails, Lebenslauf, Bewerbung über join.com oder unser Formular). Teilweise aus öffentlich zugänglichen Berufsprofilen (z. B. LinkedIn, Xing) oder aus Empfehlungen Dritter.
Rechtsgrundlage
Unser berechtigtes Interesse, einen Kandidatenbestand für die Personalberatung zu führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); bei konkreten Bewerbungen auch vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch (lit. b). Bei neuem Kontakt bitten wir Sie zusätzlich um Ihre Einwilligung (lit. a).
Angaben zu Gesundheit, Schwerbehinderung, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit erheben wir nicht. Erwähnen Sie solche Angaben selbst, kennzeichnet unser System sie; wir verwenden sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a) und löschen sie sonst.
KI-gestützte Suche
Unsere Notizen und unsere E-Mail-Korrespondenz können wir mit einer KI-gestützten Suche durchsuchen (Azure OpenAI von Microsoft, Verarbeitung in der EU). Die KI findet und zitiert nur, was wir selbst notiert oder geschrieben haben. Sie bewertet Sie nicht, erstellt keine Rangfolge und trifft keine Entscheidungen — die trifft immer ein Mensch.
Weitergabe
An ein Unternehmen stellen wir Sie nur vor, nachdem wir Ihnen Position und Unternehmen genannt haben und Sie zugestimmt haben („grünes Licht“). Technische Dienstleister: siehe Ziff. 6.
Wie lange
Solange Sie sich für Positionen interessieren können und nicht widersprechen. Einträge, zu denen wir seit drei Jahren keinen Kontakt hatten, prüfen wir einmal jährlich einzeln und löschen sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Bewerbungen über join.com, die abgesagt wurden, löschen wir dort nach sechs Monaten, es sei denn, Sie sind in unserem Talent-Pool. Eine kurze Nachricht genügt, und wir löschen Sie vollständig — in unseren Notizen, unserem Adressbuch und unserer Datenbank.
Ihre Rechte
Siehe Ziff. 8, insbesondere Widerspruch jederzeit.
Stand: Oktober 2026